Handwerksbetriebe mit Reserven im Workflow

Bautzen / Budyšin, 23. Februar 2022. Von Thomas Beier. Das Gefühl, dass die Zeit immer schneller vergeht, für nichts mehr Zeit ist, man vielleicht gar weniger schafft als früher, beschleicht viele, auch im Geschäftsleben. Was kann man dagegen unternehmen?

Zeit ist Geld, vor allem aber eine Frage der Lebensqualität

Um die zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen, kann man viel unternehmen, was paradoxerweise ebenfalls Zeit kostet. So kann man etwa ein Buch über Zeitmanagement lesen oder sogar ein Seminar besuchen. In der Arbeitswelt ist es gewiss ist es kein Fehler, die Grundregeln des Zeitmanagements zu kennen, beispielsweise

• Zeitdiebe verbannen,
• Aufgaben priorisieren und im Block erledigen,
• Aufgaben möglichst delegieren,
• Unwichtiges nicht beachten,
• auf die persönliche Leistungskurve beachten etc. pp.

Mit solchen Weisheiten verdienen ganze Heerscharen von Trainern und Trainerinnen ihr Geld – oft genug von den Kunden zum Fenster hinausgeworfenes Geld, weil das Wissen, wie man es machen sollte, noch lange keine Verhaltensänderung bedeutet.

Die Praxis schätzt die Theorie oft nicht

Mal ehrlich: Jeder hat am Arbeitsplatz Dinge, die er besonders gern erledigt, obgleich sie besser an andere delegiert werden sollten. Doch so manches kann dagegensprechen, beispielsweise die Angst vor Macht- oder Kontrollverlust, wenn ein anderer dadurch Einblicke in die eigene Tätigkeit erhält, oder ein Entspannungseffekt, weil man sich mit einfachen Tätigkeiten mühelos ein Erfolgserlebnis verschaffen kann. Da kommt es schon mal vor, dass eine Geschäftsführer seine Aktenordner selbst sortiert und beschriftet, während die eigentlich zuständige Sekretärin… o.k., das klingt übertrieben, verdeutlicht aber, worum es geht.

Auch mit dem Verbannen von Zeitdieben ist es so eine Sache, wenn sie sich vielleicht an einen kleinen Schwatz nebenher gewöhnt haben und dieser ihnen plötzlich versagt wird. Davon abgesehen, dass informelle Gespräche wichtig sind, könnte es geschehen, dass der andere nun verärgert ist und fortan auch wichtige Informationen nicht mehr weitergibt.

Organisiert und clever sein

Im betrieblichen Bereich kommt beim Umgang mit Zeit dem Workflow – wörtlich dem Fluss der Arbeit – besondere Bedeutung zu. Manche erledigen gleichartige oder ähnlich Aufgaben, indem sie immer wieder bei Null anfangen und einem umständlichen Ablauf folgen. Ehrlichen Herzens glauben sie dann zum Feierabend, viel geleistet zu haben. Doch das ist ein Trugschluss: Vielleicht haben sie viel gearbeitet, aber effizient waren sie nicht.

In der betrieblichen Praxis und in Amtsstuben finden sich immer wieder haarsträubende Beispiele für gnadenlose Schildbürgereien: Da werden in hunderten Serienbriefen die Anschriften einzeln von Hand einkopiert anstatt die Serienbrieffunktion des Textverarbeitungsprogramms zu nutzen, es werden E-Mails ausgedruckt, um sie an anderer Stelle wieder abzuschreiben. Gerade in kleineren Unternehmen und Verwaltungen sind die Rationalisierungspotentiale im Büro, die mit einfachsten Mitteln erschlossen werden können, riesig – und haben nichts mit Zeitmanagement, sondern allein mit Büroorganisation und und digitalen Hilfen zu tun.

Tipps:

• Gibt es mehrere Computerarbeitsplätze, sollten Dateien zentral – am besten in einer Cloud – abgelegt werden, damit nicht unterschiedliche Versionen herumschwirren.
• Klare Regeln zur Dateibenennung erleichtern die Wiederauffindbarkeit.
• Tastaturkürzel und eine Gamer-Mouse mit frei programmierbaren Tasten für häufig verwendete Textformulierungen sparen Zeit.

Wie geht man’s an?

Je nachdem, wie komplex ein Betrieb oder andere Organisation, in der zusammengearbeitet wird, angelegt ist, kann man seine Unterlagen wie Briefe, Formulare, Kalkulationen, Angebote oder Rechnungen selbst erstellen und verwalten. In Branchen wie dem Handwerk aber, in denen der Chef gern noch selbst mitarbeitet und oft ein gestörtes Verhältnis zum Schreibtisch hat, ist eine spezielle Handwerker-Software sinnvoll, die alle nötigen Informationen vereint und andererseits nur jene bereitstellt, wie wirklich benötigt werden; alles andere kostet nur Zeit.

Den Workflow zu verbessern bedeutet im Handwerk also nicht, auf Teufel komm raus effektiver zu werden und den Betrieb so sehr auf Effizienz zu trimmen, dass die Arbeit überhaupt keinen Spaß mehr macht, sondern sich zunächst von allen Arbeiten zu befreien, die keinen Spaß machen. Das funktioniert, indem man die leidigen Tätigkeiten, die nun einmal erledigt werden müssen, an Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegiert oder eine Software einsetzt, die wirklich gut zu den eigenen Bedürfnissen passt. Wichtig ist natürlich auch, sich zeitliche Freiräume zu sichern wie etwa einen unbelasteten Feierabend.

Kriterien für Handwerker-Software

Es darf unterstellt werden: Die allermeisten Handwerker haben nicht das Verlangen, IT- oder Softwarespezialisten zu werden – im Gegenteil: Der Ballon an nötigem Wissen, das zur ordentlichen und fachgerechten Geschäftsführung nötig ist, schwillt auch so schon rasant genug an und ist ohne Software oft nicht mehr beherrschbar.

Auf was sollte man also bei der Auswahl einer Handwerker-Software für das Meisterbüro achten? Dazu einige Punkte:

• möglichst intuitive, schlüssige Bedienung
• große Funktionsvielfalt, aber im Hintergrund, also den Nutzer nicht verwirren
• modulare Ausbaufähigkeit
• unkomplizierter Support bei Fragen
• keine versteckten Kosten, dafür viele Leistungen wie etwa Updates inklusive
• mobiler Zugriff via Smartphone und Tablet-PC
• zentrale Datenbasis für den Betrieb,
  von Adressen und Kundendaten wie etwa Aufmaßen über Angebote und Rechnungen – Stichwort digitales Dokumentenmanagement – bis hin zur Nachkalkulation und zum Kalender und anderem mehr

Kunden gewinnt man, indem man ihnen Nutzen gibt

Damit man sich mit den Funktionen ein Stück weit vertraut machen kann, bieten manche Softwarehäuser oder Vertriebspartner Demoversionen an. Das trifft nicht immer den Bedarf, denn auch "Trockenübungen" sind Zeitfresser, vor allem, wenn man mehrere Demos ausprobiert und hinterher immer noch nicht weiß, ob man gehauen oder gestochen ist.

Das ist das eigentlich Problem: Die am Bildschirm sichtbare Bedienoberfläche der Software sagt kaum etwas darüber aus, was die Software leistet. Das hat dazu geführt, dass etwa die Meistersoftware TopKontor Handwerk gratis als 30-Tage-Vollversion bei vollem Support abgegeben wird. So ein Deal setzt freilich Vertrauen auf beiden Seiten voraus. Der Kunde hat den Vorteil, dass er es gleich richtig machen kann, ohne seine Zeit beim testen und Herumspielen zu verplempern, der Anbieter erspart sich einen Großteil des typischen Marketing- und Verkaufsaufwands und legt dafür Nutzen für den Kunden vor.

Wer ein wenig im Verkauf bewandert ist, kennt diese Spielart des Alterozentrismus: Nur wenn es den Kunden gutgeht, kann es auch dem Anbieter auf Dauer gutgehen. Den ersten Schritt in Richtung einer guten Partnerschaft muss dabei immer der Anbieter machen. Weshalb sonst sollte ein Kunde ihm vertrauen?