Buchhaltung: Lohnabrechnung Outsourcing

Bautzen / Budyšin, 19. Januar 2020. Wer sich in Bautzen wie im ganzen Osten noch an die wirtschaftlichen Umbrüche zu Beginn der Neunzigerjahre erinnert, kennt die Forderung nach der Verringerung der Fertigungstiefe. "Weniger selber machen, mehr zukaufen!", war die Devise. Heute stehen neue Auslagerungsprozesse an, etwa in der Unternehmensverwaltung an externe Dienstleister oder an Software in der Cloud. Besonders betroffen sind Prozesse, die kleinere und mittlere Unternehmen aus eigener Kraft kaum noch rechtskonform stemmen können, weil der Gesetzgeber immer wieder neue und detailliertere Vorgaben macht. Das betrifft etwa die Datenaufbewahrung und den Datenschutz, aber auch die Verpflichtungen gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Schlanke Unternehmen können sich besser auf den Markt konzentrieren

Besonders Lohnabrechnungen oder auch Gehaltsabrechnungen kosten enorme zeitliche Ressourcen, denn sie erfordern ständig up to date zu sein, um gesetzliche Vorgaben konform umzusetzen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich daher, wenn sie die Lohnabrechnung auslagern an einen externen Dienstleister oder als Schlagwort anders formuliert "Lohnabrechnung Outsourcing" betreiben. Durch spezialisierte Dienstleister werden Unternehmen ganz wesentlich entlastet, was übrigens nicht allein das Personalmanagement betrifft. Im Vordergrund steht hier er finanzielle Aspekt, hinzu kommt, dass auch die rechtliche Situation durch externe Dienstleister gesichert ist, wenn diese die rechtssichere Umsetzung der Lohnabrechnungen übernehmen. Unternehmen werden damit nicht nur hinsichtlich des Aufwands für die Lohnrechnung entlastet, sondern brauchen sich nicht so intensiv mit den rechtlichen Aspekten einer Lohnabrechnung auseinandersetzen und vermeiden bzw. verringern gegebenenfalls das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.

Was ist eine Lohnabrechnung und was ist der Unterschied zu einer Gehaltsabrechnung?

Logischerweise wird in einer Lohnabrechnung oder auch Gehaltsabrechnung genau festgehalten, aus welchen Bestandteilen sich der Lohn oder auch das Gehalt in einer genau festgelegten Zeitspanne zusammensetzt, damit auch Arbeitnehmer und Dritte die Entgeltabrechnung genau nachvollziehen können. Dabei muss erwähnt werden, dass die Entgeltabrechnung der Oberbegriff für die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung ist.

Doch noch bleibt noch die Frage offen: Was der Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung? Diese Frage ist recht einfach zu beantworten: Die Lohnabrechnung setzt sich im Grunde aus den von einem Arbeitnehmer erarbeiteten Stunden eines Monats zusammen, während es bei der Gehaltsabrechnung um eine feste Summe geht, eben das Gehalt. Ob nun Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung, steht die Summe fest, ist die Berechnung ist in beiden Fällen seitens Lohnbuchhaltung grundsätzlich gleich. In beiden Fällen mussen Beiträge, Abgaben und Umlagen berechnet und ausgewiesen werden.

Externe Dienstleister für Entgeltabrechnung: Vorteile und Nachteile

Sofern sich ein Unternehmen dafür entschieden hat, die Entgeltabrechnung künftig über einen externen Dienstleister ausführen zu lassen, dann gilt bei dessen Auswahl, dass neben den Kosten und ausgewiesenen Fachkompetenzen auch Bewertungen von anderen Unternehmen herangezogen, ausgewertet und miteinander verglichen werden sollten. Wer so vorgeht, steigert seine Sicherheit, einen passenden Partner beim Auslagern von Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen zu finden.

Licht und Schatten

Beim Outsourcing der Lohnrechnung sollten die Vorteile und die möglichen Nachteile berücksichtigt werden. Insbesondere geht es darum, die Vorteile konsequent zu nutzen und die Nachteile nicht zum Risiko werden zu lassen.

Vorteile:

• Kosten- und Zeitersparnis
• Schutz vor Personalausfall
• Kostentransparenz
• Schutz rechtlichen Fehlern bei der Entgeltabrechnung

Nachteile:

• Mit dem Auslagern der Entgeltabrechnung verblasst das eigene Know-how, was zu einer Abhängigkeit vom externen Dienstleister führen kann.
• Des Weiteren kann zu Nachteilen kommen, weil ein Kontrollverlust bezüglich der Entgeltabrechnung eintritt und wenn die Datensicherheit sowie die Haftung nicht ausreichend geklärt sind. Diese Aspekte müssen vor dem Abschluss eines Vertrages mit einem externen Dienstleister detailliert geprüft und gegebenenfalls geklärt werden.

Wohin die Reise geht: das schlanke Unternehmen

Unternehmensberater Thomas Beier aus Markersdorf bei Görlitz, der sich unter anderem mit dem Wandel der Arbeitswelt beschäftigt, sieht einen neuen Trend bei Existenzgründungen: "Es zeigen sich drei Motive, sich selbständig zu machen. So sucht mancher nach einem selbständig als Unternehmer erzielten Einkommen, um nicht zum Spielball des Strukturwandels zu werden. Ältere hingegen halten es nicht aus, wenn sie junge, taffe Führungskräfte vor die Nase gesetzt bekommen und kündigen wenige Jahre vor dem Erreichen des Rentenalters, für sie ist Selbständigkeit oft die einzige realisitische Option. Und junge Leute wollen sich erst gar nicht den Qualen der Arbeit, wie Karl Marx das nannte, aussetzen und meinen, als Selbständige eine bessere Work-Life-Balance erreichen zu können."

Allerdings werde es für Unternehmer immer schwieriger, durch "selber arbeiten" ein ausreichendes Einkommen zu erzielen, Beier dazu: "Ob man es nun als die Riegelstellung im Markt oder als Regiebetrieb bezeichnet, gut fährt oft, wer sich um Aufträge und seine Kunden kümmert und alles, was nicht zwingend selbst erledigt werden muss, an externe Dienstleister delegiert." Im Idealfall entstehe auf diese Weise ein schlankes Unternehmen, das – weil von Standardaufgaben befreit – besser als andere für seine Kunden da ist und damit eine höhere Kundenbindung erzeugt, andererseits aber zugleich weitere Unternehmen mit Aufträgen versorgt.

Als ersten Schritt sollte man sein Unternehmen nach Tätigkeiten durchforsten, die ausgelagert werden können: "Buchführung und Entgeltabrechnung sind in vielen Betrieben die typischen ersten Bereiche, die andere besser erledigen können. So gewinnt man Kapazitäten für den Markt." Zweiter Schritt ist die Suche nach Abläufen, die automatisiert werden können. Nach Beiers Erfahrungen liegen häufig in der Verwaltung von Unternehmen riesige Reserven: "So unglaublich es scheinen mag, da werden E-Mails erst ausgedruckt und dann wieder abgeschrieben, die Kundenverwaltung ist zwischen Vertrieb, Marketing und Rechnungswesen dezentral organisiert, statt einer durchgängigen ERP-basierten Ressourcenplanung wird auf Werden-wir-dann-schon-sehen gesetzt, Bankgeschäfte werden über klassiches Onlinebanking anstelle mit leistungsfähigen HBCI-Lösungen abgewickelt."

Besonders die aktuell gute Aufragslage im Handwerk verführe diese Betriebe dazu, innerbetriebliche Prozesse nicht weiter zu optimieren – ein Fehler, wie Beier meint: "Wenn's richtig gut läuft ist die einzige logische Folge, dass es irgendwann mal nicht mehr so gut läuft. Dann trennt sich die Spreu vom Weizen, will sagen, besonders in der Rezession wird deutlich, wer sein Unternehmen zukunftsrobust aufgestellt hat."